La decisión de contratar un servicio de destrucción de documentos confidenciales no debería tomarse buscando el precio más bajo. El coste de hacerlo mal —una brecha de datos, una sanción del regulador, una demanda de un cliente cuyos datos han quedado expuestos— supera con creces cualquier ahorro en el servicio. El problema es que desde fuera todos los proveedores parecen ofrecer lo mismo. Para distinguir entre un servicio serio y uno que solo lo parece, hay que saber qué preguntar y qué buscar.
Criterio 1: Certificación UNE-EN 15713 emitida por entidad acreditada
La norma UNE-EN 15713 es el estándar europeo para la destrucción segura de material confidencial en papel. Un proveedor con esta certificación ha sido auditado externamente y ha demostrado que su proceso cumple los requisitos de la norma. Lo relevante es quién emite esa certificación: una entidad acreditada —como ADOK— da al certificado un peso legal y documental que una autocertificación no tiene. Si el proveedor no puede acreditar la UNE-EN 15713 emitida por una entidad reconocida, es una señal de alerta.
Criterio 2: Cadena de custodia documentada desde el momento de la recogida
El proceso de destrucción comienza cuando los documentos salen de las instalaciones del cliente, no cuando llegan a la planta del proveedor. Un proveedor serio documenta la cadena de custodia desde el momento en que recoge el material: quién lo recoge, en qué condiciones se transporta, cuándo llega a destino. Si hay un hueco entre la recogida y la destrucción sin documentar, hay un riesgo.
Criterio 3: Sala de destrucción cerrada con cámara
El proceso de destrucción debe realizarse en un espacio cerrado y controlado, con cámara de seguridad que grabe el proceso. Eso no es un capricho: es la única forma de poder acreditar ante un tercero que la destrucción se realizó en las condiciones pactadas. Si el proveedor no puede describir cómo está organizado ese espacio, hay motivos para sospechar.
Criterio 4: Grabación del proceso disponible para el cliente
El hecho de que la destrucción se grabe no tiene valor si esa grabación no es accesible para el cliente cuando la necesita. Un proveedor que graba pero no pone esa grabación a disposición del cliente ante una solicitud razonada no está ofreciendo una garantía real. Antes de firmar cualquier acuerdo, hay que verificar explícitamente qué ocurre con las grabaciones y durante cuánto tiempo se conservan.
Criterio 5: Certificado de destrucción formal y específico
El albarán de recogida no es un certificado de destrucción. Un correo electrónico confirmando que se realizó el proceso tampoco. El certificado de destrucción es un documento formal que especifica la fecha del proceso, el tipo y volumen de material destruido, el método utilizado y la referencia a la norma de calidad aplicada (UNE-EN 15713). Es el documento que se presenta ante una auditoría o ante la Agencia Española de Protección de Datos. Si el proveedor no lo emite de forma sistemática, no tiene sentido contratarlo.
Criterio 6: Personal con certificado de antecedentes penales
La persona que maneja documentación confidencial durante el proceso de destrucción debe poder acreditar que no tiene antecedentes penales. No es una exigencia arbitraria: la documentación que destruye puede contener datos bancarios, datos de salud, información judicial o datos de menores. Conocer el perfil de la persona que tiene acceso a ese material durante el proceso es un requisito básico de diligencia.
Criterio 7: El destino final del material destruido
Destruir documentación no es el final del proceso. El material resultante tiene que ir a algún lugar. Un proveedor que envía el papel destruido a reciclaje cierra el ciclo correctamente: el material vuelve a la cadena de valor como materia prima. Un proveedor que lo manda a vertedero o cuyo destino final no está claro no está gestionando el proceso de forma completa. Preguntar por el destino del material es una pregunta legítima y la respuesta debería ser concreta.
Criterio 8: Capacidad de adaptación a distintos volúmenes y necesidades
No todas las empresas generan el mismo volumen de documentación a destruir ni con la misma frecuencia. Un proveedor flexible que puede adaptar la capacidad de los contenedores (desde 120 hasta 800 litros), la frecuencia de recogida y la periodicidad del servicio es más útil que uno con un único modelo de servicio. La rigidez del proveedor suele traducirse en costes innecesarios o en mal uso del sistema.
Patranser cumple los ocho criterios descritos en este artículo para el servicio de destrucción confidencial de documentos: certificación UNE-EN 15713 emitida por ADOK, cadena de custodia documentada, sala cerrada con cámara, grabación disponible para el cliente, certificado formal de destrucción, personal con certificado de antecedentes penales, material enviado a reciclaje y servicio adaptable a distintos volúmenes. Si quieres conocer más detalles, podemos explicártelo sin compromiso.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué diferencia hay entre un servicio de destrucción de documentos certificado y uno que no lo es?
- La diferencia es la capacidad de acreditación. Un proveedor certificado (UNE-EN 15713 emitida por entidad acreditada como ADOK) ha sido auditado externamente y puede aportar documentación verificable sobre su proceso. Un proveedor sin certificación puede destruir correctamente, pero no puede demostrarlo de forma que tenga peso ante una auditoría o ante el regulador de protección de datos.
- ¿Con qué frecuencia hay que contratar el servicio de destrucción de documentos?
- Depende del volumen generado y de los plazos de conservación de la documentación. Muchas empresas lo programan de forma anual o semestral, cuando revisan el archivo y detectan documentación que ya ha superado su plazo de conservación. En empresas con generación continua de documentación sensible —despachos de abogados, gestorías, aseguradoras— puede ser conveniente un servicio más frecuente con contenedores permanentes en las instalaciones.
- ¿El proveedor de destrucción de documentos puede destruir también discos duros, USB o soportes digitales?
- No todos. Patranser ofrece el servicio de destrucción exclusivamente para documentos en papel. Para la destrucción de soportes digitales existen empresas especializadas en ese tipo de destrucción, que requiere procesos y equipamiento diferente.
- ¿Qué pasa si el personal del proveedor tiene acceso a los documentos durante el transporte?
- En un servicio correcto, los documentos se depositan en contenedores con cerradura en las instalaciones del cliente y no se abren hasta llegar a la sala de destrucción. El personal de recogida no tiene acceso al contenido. Si hay algún punto del proceso en que los documentos quedan accesibles sin control, ese es un fallo de seguridad que debe corregirse.
- ¿Cuánto tiempo tarda el proveedor en emitir el certificado de destrucción?
- Un proveedor bien organizado emite el certificado en el mismo proceso o como máximo en los días siguientes a la destrucción. Si tarda semanas o no tiene un procedimiento definido para ello, es señal de que el proceso no está sistematizado, lo que plantea dudas sobre el resto del proceso también.
- ¿Puedo solicitar el certificado de destrucción en formato digital para archivarlo en mi sistema de gestión?
- Sí, y es lo habitual. El certificado en PDF con firma o sello del proveedor es suficiente para la mayoría de los sistemas de gestión documental y para presentarlo ante auditorías. Lo importante es que quede archivado de forma accesible y organizada por fecha de destrucción.
