Una asesoría fiscal o laboral acumula, con el tiempo, una cantidad notable de documentación de sus clientes: declaraciones de la renta, nóminas, contratos de trabajo, escrituras, actas de sociedades, liquidaciones de impuestos. Documentación que en su momento era necesaria y que, una vez cumplido su plazo de conservación, no puede simplemente meterse en el contenedor de reciclaje de la oficina. Los datos que contiene siguen siendo datos personales con todas las obligaciones del RGPD, con independencia de que el expediente esté cerrado desde hace años. Y el RGPD, en este punto, no distingue entre documentación activa y documentación archivada.
Qué documentación maneja una asesoría o gestoría que necesita destrucción segura
La respuesta es casi todo lo que lleva datos de personas físicas o jurídicas concretas. Las declaraciones fiscales —IRPF, IVA, Impuesto de Sociedades— de los clientes. Las nóminas y los contratos de trabajo de empleados de esos clientes. Los expedientes laborales: altas, bajas, seguros sociales, acuerdos de extinción. Las escrituras notariales y los poderes de representación. La correspondencia con la Agencia Tributaria, con la Seguridad Social y con otros organismos en nombre del cliente.
Todo ese material tiene plazos de conservación establecidos por distintas normativas: el Código de Comercio, la Ley General Tributaria, la normativa laboral, el RGPD. Una vez vencidos esos plazos, la obligación no es guardar esa documentación indefinidamente ‘por si acaso’: es destruirla de forma segura para que los datos que contiene no sigan expuestos a ningún riesgo.
Cuándo corresponde destruir la documentación: orientación sobre plazos
Sin entrar en asesoría legal —para eso hay expertos en compliance—, los plazos de conservación más habituales en el ámbito de una asesoría son: cuatro años para obligaciones tributarias desde la fecha en que venció el plazo para presentarlas; cuatro años para documentación laboral desde el fin de la relación; seis años para documentación mercantil según el Código de Comercio; cinco años para la documentación de prevención de blanqueo de capitales donde aplica.
En la práctica, muchas asesorías guardan documentación mucho más tiempo del necesario porque no tienen un sistema de revisión periódica del archivo. Esa acumulación no es inocua: cuanta más documentación sensible se conserva más tiempo del necesario, mayor es la superficie de riesgo en caso de brecha de datos o de acceso no autorizado a las instalaciones.
Los riesgos de no destruir bien la documentación de clientes
El riesgo más evidente es una brecha de datos. Documentación de clientes accesible a personas no autorizadas —ya sea por un robo en las instalaciones, un acceso indebido o simplemente porque se tiró en el contenedor incorrecto— puede derivar en una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos. Para una asesoría, cuya actividad depende de la confianza de sus clientes, el impacto reputacional de ese tipo de incidente puede ser devastador.
El segundo riesgo, más silencioso, es la acumulación de documentación que ya no tiene valor legal pero sí supone un coste de almacenamiento y gestión. Archivo físico que ocupa espacio, digitalización de documentos que ya han prescrito, gestión de cajas y expedientes que no deberían seguir en la empresa.
Cómo funciona el servicio de destrucción confidencial de Patranser para asesorías
El servicio empieza con la instalación en las instalaciones de la asesoría de contenedores con cerradura, en capacidades desde 120 hasta 800 litros según el volumen de documentación que se genera. El personal de la asesoría deposita directamente la documentación a destruir, sin necesidad de clasificarla ni de hacer nada más. La llave del contenedor queda en poder de la asesoría hasta el momento de la recogida.
La recogida se realiza por personal de Patranser bajo custodia: los contenedores se transportan directamente a las instalaciones centrales sin manipulación intermedia. Una vez allí, la documentación se destruye en una sala cerrada con cámara de vigilancia. El proceso lo realiza una sola persona, que cuenta con certificado de antecedentes penales actualizado. La grabación del proceso queda disponible para la asesoría si en algún momento necesita presentarla como evidencia.
Una vez destruida, la documentación se enfarda y se envía a reciclaje. La asesoría recibe el certificado de destrucción conforme a la norma UNE-EN 15713, emitido por ADOK como entidad de certificación acreditada. Ese certificado es el que puede presentarse ante una inspección de la AEPD, ante un proceso de auditoría o ante cualquier cliente que solicite garantías sobre cómo se gestiona su documentación.
Por qué una trituradora de oficina no es suficiente
Muchas asesorías cuentan con una trituradora de oficina y asumen que eso cubre la obligación de destruir documentación de forma segura. Técnicamente, una trituradora puede destruir el papel de forma suficiente. El problema no es el acto de destrucción: es la ausencia de registro. Sin un certificado que acredite qué se destruyó, cuándo y con qué proceso, la asesoría no puede demostrar ante nadie que la destrucción se realizó. Y en caso de una reclamación o una inspección, la carga de la prueba recae sobre quien debía proteger los datos.
Si tu asesoría o gestoría necesita organizar la destrucción de la documentación de clientes con las garantías que exige el RGPD, en Patranser podemos explicarte cómo funciona el servicio y qué documentación emitimos en cada proceso. Sin compromiso.
Preguntas frecuentes
- ¿Con qué frecuencia debe una asesoría destruir la documentación de sus clientes?
- No hay una frecuencia obligatoria fija. Lo más habitual es hacer una revisión anual del archivo para identificar expedientes que han superado el plazo de conservación aplicable y programar la destrucción de esa documentación. Algunas asesorías lo hacen tras el cierre del ejercicio fiscal, cuando revisan el archivo y depuran lo que ya ha prescrito. Lo importante es que sea un proceso sistemático y que quede documentado.
- ¿La asesoría necesita avisar a sus clientes antes de destruir su documentación?
- Depende de los términos del contrato con el cliente y del tipo de documentación. En muchos casos, la política de conservación y destrucción de documentación debería estar contemplada en el contrato de servicios o en la información sobre protección de datos que se facilita al cliente. Para documentación especialmente sensible o cuando hay duda, lo más prudente es consultarlo con el asesor legal de la empresa.
- ¿Qué ocurre si un cliente solicita la devolución de su documentación antes de que se destruya?
- Si el cliente solicita la devolución de su documentación y ésta aún no ha sido destruida, lo habitual es devolvérsela. Si ya fue destruida dentro del plazo previsto en la política de conservación de la asesoría, el certificado de destrucción es el documento que acredita qué ocurrió con ese material.
- ¿Los documentos digitales e impresos de un mismo expediente tienen el mismo plazo de conservación?
- En términos legales, el plazo de conservación aplica a la información, no al soporte en el que está contenida. Si un expediente existe tanto en formato digital como en papel, ambas versiones están sujetas al mismo plazo de conservación y, una vez vencido, a la misma obligación de destrucción segura. Para consultas concretas sobre plazos según el tipo de documentación, lo más adecuado es consultar con un asesor legal.
- ¿Patranser puede gestionar la destrucción de documentación de varias asesorías en una misma recogida?
- Cada cliente recibe un proceso de destrucción independiente y un certificado propio. No se mezcla documentación de distintos clientes en el mismo proceso de destrucción. La cadena de custodia es individual para cada empresa cliente, lo que garantiza que la trazabilidad y el certificado son específicos para cada asesoría.
- ¿El certificado UNE-EN 15713 de Patranser es suficiente para responder ante una inspección de la AEPD?
- El certificado UNE-EN 15713 emitido por ADOK es el documento más sólido disponible para acreditar que un proceso de destrucción confidencial se realizó con las garantías exigibles. En caso de inspección de la AEPD por una reclamación relacionada con documentación destruida, ese certificado —complementado con el registro interno de la asesoría sobre qué se destruyó y cuándo— constituye la evidencia más completa que puede aportarse.
