Destrucción Certificada para tu Asesoría
Reciclaje de Papel y Cartón. Destrucción documental
Las asesorías y gestorías son grandes generadoras de documentación confidencial: declaraciones de impuestos, nóminas, contratos laborales, documentación bancaria, libros contables… Todo ello con datos fiscales y personales de decenas o cientos de clientes. Una gestión profesional de esta documentación es crítica para cumplir plazos legales de conservación (4 años fiscal, 4 años laboral) y proteger a tus clientes.
En Patranser ofrecemos destrucción confidencial certificada diseñada para el alto volumen documental de asesorías, con contenedores desde 240L hasta 800L, recogidas programadas y certificados válidos para auditorías fiscales y RGPD.
Retos específicos de asesorías y Gestorías
Alto Volumen Documental de Múltiples Clientes
Una asesoría con 50-100 clientes acumula documentación de todos ellos:
- Declaraciones IRPF, IS, IVA de cada cliente
- Nóminas mensuales si gestión laboral
- Contratos laborales
- Documentación bancaria (extractos, préstamos)
- Libros contables
Asesoría típica 80 clientes genera ~500-1.000 kg papel/año solo de documentación >4 años que debe destruirse.
Plazos de Conservación Precisos
Documentación fiscal y contable tiene plazos estrictos:
- Documentación fiscal (IRPF, IS, IVA): 4 años desde presentación declaración
- Documentación laboral (nóminas, contratos, TC): 4 años desde extinción relación
- Libros contables: 6 años
Problema: Asesorías acumulan sin destruir porque temen eliminar algo vigente. Necesitan procedimiento claro
Datos Especialmente Sensibles (RGPD)
La documentación contiene:
- Datos personales (DNI, domicilios, contactos)
- Datos bancarios (IBAN, extractos)
- Datos fiscales (patrimonio, ingresos, deducciones)
- Datos laborales (nóminas, cotizaciones)
Todo categoría especial RGPD. Una fuga es sancionable
Responsabilidad ante Clientes
Como asesor, eres responsable de proteger datos de tus clientes. Si hay filtración de una nómina o declaración IRPF mal destruida, tu cliente puede reclamarte.
SOLUCIONES PATRANSER PARA ASESORÍAS
- Contenedores 240L, 500L u 800L según tamaño asesoría
- Ubicación: Sala archivo asesoría (con cerradura de seguridad)
- Recogida trimestral o semestral (coincidiendo con depuración archivo)
- Proceso: Grabación sala cerrada + personal certificado
- Certificado oficial con peso, fecha, número lote
- 100% papel destruido reciclado (Residuo Cero)
Te ayudamos a identificar qué documentación destruir:
- Fiscal: Ejercicios >4 años desde presentación (ej. en 2026 puedes destruir hasta ejercicio 2021 incluido)
- Laboral: Trabajadores baja hace >4 años
- Contable: Libros >6 años
Muchas asesorías implementan procedimiento anual:
- Enero-Febrero: Revisión archivo, identificar docs >4 años
- Marzo: Destrucción lote anual
- Abril: Archivo limpio para nueva campaña IRPF
Certificado de calidad
NORMATIVA ESPECÍFICA ASESORÍAS
En Patranser somos tu aliado para cumplir con todas las normativas de reciclaje y destrucción documental.
Plazos Fiscales (LGT)
Ley General Tributaria: Conservación 4 años documentación fiscal. La AEAT puede comprobar hasta 4 años atrás. Pasado este plazo, puedes (y debes por RGPD) destruir.
Plazos Laborales (ET)
Estatuto Trabajadores + Seguridad Social: Conservación 4 años nóminas, contratos, TC. Inspección Trabajo puede requerir hasta 4 años atrás.
RGPD
Datos personales deben destruirse cuando ya no son necesarios. Superado plazo legal conservación fiscal/laboral, DEBES destruir para cumplir RGPD (minimización).
- Asesoría = Responsable tratamiento datos clientes
- Patranser = Encargado tratamiento (art. 28 RGPD)
- Contrato encargado firmado
- Certificado destrucción válido ante AEPD
Preguntas Frecuentes
¿Puedo destruir declaraciones IRPF ejercicio 2021 en 2026?
Sí. Declaración 2021 presentada en 2022. Plazo 4 años desde 2022 = hasta 2026. En 2026 ya puedes destruir. Aunque lo habitual es esperar hasta 2027 por prudencia (5 años completos).
¿Debo comunicar a clientes que destruyo su documentación?
No es obligatorio comunicar individualmente, pero sí recomendable tener cláusula en contrato servicios que indique plazos conservación documental. Ejemplo: ‘La asesoría conservará documentación fiscal/laboral durante los plazos legales (4 años) procediendo a su destrucción certificada superado dicho plazo’
¿El certificado es válido ante inspección AEAT/Trabajo?
Sí. Si AEAT/Inspección Trabajo requiere documentación ya destruida conforme a plazo legal, presentas certificado destrucción demostrando que cumpliste conservación 4 años y destruiste correctamente. No hay sanción
¿Qué pasa si un cliente me pide una nómina de hace 5 años ya destruida?
Le informas que fue destruida conforme a plazo legal tras conservación obligatoria 4 años. No hay obligación conservar indefinidamente. Cliente puede solicitarla a Seguridad Social (Vida Laboral) o AEAT (IRPF) si necesita.
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En Patranser trabajamos con muchas empresas de todo tipo de sectores, estas que mostramos son un simple ejemplo, pero seguramente tu empresa o tu negocio puede beneficiarse de nuestros servicios.
Contacta con nosotros para que evaluemos y poder asesorarte al respecto.
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Almacenes, Centros de logística, Inmobiliarias, Centros Educativos, Universidades, Asesorías, Aseguradoras, Gestorías, Talleres, Concesionarios, Oficinas, Pymes, Hospitales, Abogados...
Destrucción Confidencial
Si gestionas documentos con datos sensibles de clientes, es importante que realices una destrucción de esta documentación cumpliendo una serie de normativas. Patranser cuenta con los certificados que te ayudan a cumplir con estas obligaciones.
Reciclaje Papel y Cartón
Si generas papel, cartón, también podemos ayudarte. Ofrecemos el mejor servicio.
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